Zorgvuldig met jouw gegevens

1.Wie zijn wij?

Bright Professionals B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Vragen over privacy of een verzoek over jouw gegevens kun je sturen naar info@bright-professionals.nl met als onderwerp ‘Privacy’.

2.Van wie verwerken wij persoonsgegevens, en welke?

Welke gegevens wij van jou verwerken hangt af van de relatie die je met ons hebt en van de fase waarin je zit. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is voor het doel.

Kandidaten

Als je je bij ons inschrijft, via de website, per e-mail of via een vacaturesite, verwerken wij:

• Naam, adres en woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Curriculum vitae: werkervaring, opleidingen, cursussen, talen, vaardigheden, en de overige gegevens die je zelf in je cv hebt opgenomen (zoals je geboortedatum)
• Motivatie en beschikbaarheid
• Referenties en getuigschriften (referenties benaderen wij alleen na overleg met jou)
• Gegevens die je zelf via LinkedIn of een vacaturesite openbaar hebt gemaakt
• Gespreksnotities van onze recruiters en correspondentie met jou

Als wij je voorstellen aan een opdrachtgever, verwerken wij daarnaast, en alleen als dat voor die opdracht nodig is:

• Kopieën van diploma’s, certificaten, licenties en registraties
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of een andere screeningsuitslag die de opdrachtgever verlangt
• Tarief- of salarisafspraken

Gedetacheerden en uitzendkrachten

Ga je via ons aan het werk bij een opdrachtgever, dan ben je bij ons in dienst op basis van een uitzendovereenkomst. Wij zijn dan wettelijk verplicht bepaalde gegevens vast te leggen en hebben andere gegevens nodig om jouw dienstverband uit te voeren. Naast de gegevens hierboven verwerken wij dan:

• Geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit
• Burgerservicenummer en een kopie van een geldig identiteitsbewijs (wettelijke verplichting)
• IBAN voor de uitbetaling van je salaris
• Werk- en verblijfsvergunning, indien van toepassing
• Uitzend-, detacherings-, plaatsings- en opleidingsovereenkomsten en overige overeenkomsten
• Arbeids- en salarisafspraken, loonstroken, jaaropgaven, loonheffingsverklaring en declaraties
• Gegevens over gewerkte uren, vakantie en verlof
• Verzuimgegevens: dat je ziek bent en hoe lang, niet wat je mankeert (zie paragraaf 5)
• Pensioengegevens
• Verslagen van evaluatie- en functioneringsgesprekken
• Correspondentie, klachten en waarschuwingen

Freelancers

Zoek je via ons een opdracht als zelfstandige, dan verwerken wij naast de gegevens van kandidaten:

• Bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer
• Zakelijk adres en zakelijke contactgegevens
• IBAN voor betaling van je facturen
• Overeenkomst van opdracht, tariefafspraken en facturen
• Gegevens die nodig zijn om te beoordelen of de opdracht als zelfstandige kan worden uitgevoerd volgens de wet- en regelgeving over de beoordeling van arbeidsrelaties, zoals je inschrijving bij de KvK en de wijze waarop je de opdracht uitvoert
• Evaluaties, correspondentie en klachten

Sollicitanten en medewerkers van Bright

Solliciteer je op een functie bij Bright zelf, dan verwerken wij je naam, contactgegevens, cv, motivatie, opleidingen, werkervaring, referenties (alleen na overleg met jou) en de correspondentie over je sollicitatie. Kom je bij ons in dienst, dan verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn voor onze personeels-, salaris- en verzuimadministratie, zoals een kopie identiteitsbewijs, BSN, IBAN, arbeidsovereenkomst, contactpersoon bij calamiteiten, een portretfoto voor de website (alleen met toestemming) en gegevens over vakantie, verlof en verzuim.

Zakelijke relaties

Van contactpersonen bij opdrachtgevers, leveranciers en andere relaties verwerken wij naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens en onze correspondentie. Dat doen wij om de samenwerking uit te voeren en te onderhouden.

Websitebezoekers

Bezoek je onze website, dan verwerken wij gegevens over je bezoek via Google Analytics (zie paragraaf 10). Vul je een formulier in, zoals een inschrijving, sollicitatie of contactverzoek, dan verwerken wij de gegevens die je daarin invult.

3.Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens en op welke grondslag?

De AVG vereist dat wij voor elke verwerking een wettelijke grondslag hebben. Hieronder staat per doel welke grondslag wij gebruiken.

Waar wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang hebben wij afgewogen dat jouw privacy niet zwaarder weegt dan ons belang. Je kunt tegen deze verwerkingen bezwaar maken (zie paragraaf 12).

4.Wat gebeurt er als je gegevens niet verstrekt?

Je bent niet verplicht om ons gegevens te geven. Zonder je cv en contactgegevens kunnen wij je echter niet bemiddelen, en zonder de wettelijk verplichte gegevens (zoals identiteitsbewijs en BSN) kunnen wij je niet in dienst nemen. Wij geven altijd aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke optioneel.

5.Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Sommige gegevens zijn extra beschermd. Daar gaan wij als volgt mee om:

• Burgerservicenummer en identiteitsbewijs. Wij verwerken deze alleen als je bij ons in dienst komt, omdat de wet dat voorschrijft. Bij inschrijving of bij het voorstellen aan een opdrachtgever vragen wij hier niet om. Wil een opdrachtgever je identiteit controleren, dan laten wij alleen zien wat daarvoor nodig is.
• Gezondheid. Wij registreren alleen dat je ziek bent, de verwachte duur en de afspraken met de bedrijfsarts over je re-integratie. Wij vragen niet naar de aard van je klachten en leggen die niet vast. Medische gegevens blijven bij de arbodienst.
• Strafrechtelijke gegevens. Wij verwerken geen strafrechtelijke gegevens. Een VOG vragen wij alleen als een opdrachtgever of de wet dat verlangt; wij leggen vast dat de VOG is afgegeven en bewaren de VOG zolang dat voor de opdracht nodig is.
• Nationaliteit en verblijfsstatus. Wij verwerken deze alleen als je bij ons in dienst komt, omdat wij dan wettelijk moeten vaststellen of je in Nederland mag werken. Bij inschrijving of bij het voorstellen aan een opdrachtgever vragen wij hier niet om.
• Geboortedatum. Bij inschrijving vragen wij niet naar je geboortedatum; wij verwerken die alleen als je die zelf in je cv hebt opgenomen. Kom je bij ons in dienst, dan hebben wij je geboortedatum nodig voor je arbeidsovereenkomst, de loonadministratie en de pensioenregeling.
• Overige gevoelige gegevens zoals geloof, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakbond vragen wij niet en leggen wij niet vast. Staan dergelijke gegevens toch in een cv dat je ons stuurt, dan verwijderen wij ze of laten wij ze buiten beschouwing.

6.Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen ter ondersteuning van ons werk, bijvoorbeeld bij het opstellen van teksten, het samenvatten van informatie en het zoeken naar passende kandidaten of opdrachten in ons recruitmentsysteem. Deze hulpmiddelen geven suggesties; zij nemen geen besluiten. Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten: een recruiter beoordeelt jouw profiel altijd zelf en beslist of je wordt voorgesteld. Heb je vragen over de rol van AI bij een beslissing die jou raakt, dan kun je altijd om een toelichting vragen.

7.Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

8.Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen in dit privacybeleid, en alleen met partijen waarmee wij afspraken hebben gemaakt over een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

• Opdrachtgevers. Als wij je voorstellen, ontvangt de opdrachtgever je cv en de gegevens die voor de opdracht relevant zijn. Wij stellen je niet voor zonder dat je dat weet. Ga je via ons in dienst bij een opdrachtgever werken, dan verstrekken wij op verzoek van de opdrachtgever de gegevens die hij wettelijk moet vastleggen (inlenersaansprakelijkheid), zoals je naam, geboortedatum en BSN. Opdrachtgevers in de publieke sector kunnen op grond van hun inkoopvoorwaarden of wettelijke verplichtingen aanvullende controles uitvoeren.
• Inhuurdesks, brokers en marktplaatsen. Veel opdrachtgevers, met name overheden, kopen in via een inhuurdesk, broker of dynamisch aankoopsysteem. In dat geval delen wij je aanbieding via dat platform.
• Verwerkers die ons ondersteunen. Leveranciers van ons recruitmentsysteem, onze salaris- en urenadministratie, ons personeelsportaal, onze boekhouding, e-mail en documentopslag, en onze websitebouwer en hostingpartij. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht.
• Arbodienst en bedrijfsarts bij verzuim.
• Pensioenuitvoerder (StiPP) voor gedetacheerden en uitzendkrachten.
• Overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, het UWV en de Nederlandse Arbeidsinspectie, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Keurmerk- en certificeringsinstanties (de inspectie-instelling voor het SNA-keurmerk, de NBBU en onze ISO-certificeerder) voor zover dat nodig is voor controles.
• Accountant, juridisch adviseurs en verzekeraars als dat voor hun dienstverlening aan ons nodig is.

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor marketing van andere partijen.

9.Worden jouw gegevens buiten de EU verwerkt?

Wij verwerken jouw gegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Enkele van onze leveranciers hebben hun servers of hun moederbedrijf buiten de EER, waaronder Microsoft (e-mail en documentopslag), Manatal (ons recruitmentsysteem) en Google (Google Analytics). In die gevallen zorgen wij ervoor dat de doorgifte is toegestaan op grond van de AVG: via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework) of via de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen. Wil je weten welke leveranciers dit betreft, neem dan contact met ons op.

10.Website en Google Analytics

Onze website gebruikt Google Analytics om te meten hoe de site wordt gebruikt, zodat wij de site kunnen verbeteren. Google Analytics plaatst daarvoor cookies. Wij laden Google Analytics alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Wij hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld: wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten, delen geen gegevens met Google voor advertentiedoeleinden en gebruiken geen Google Signals. Je toestemming kun je op ieder moment intrekken via de cookie-instellingen onderaan de website.

Meer informatie over de cookies op onze website staat in onze cookieverklaring.

11.Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Alleen medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, hebben toegang tot jouw gegevens. Met onze leveranciers maken wij afspraken over de beveiliging van de gegevens die zij voor ons verwerken.

12.Welke rechten heb jij?

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage: je mag weten welke gegevens wij van je hebben en hoe wij die gebruiken.
• Rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering: je mag ons vragen je gegevens te verwijderen, tenzij wij ze op grond van de wet moeten bewaren.
• Beperking: je mag ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang een correctieverzoek loopt.
• Overdraagbaarheid: je mag de gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven in een gangbaar digitaal formaat ontvangen, om ze aan een andere partij te geven.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: heb je ons toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die al heeft plaatsgevonden.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur dan een e-mail naar info@bright-professionals.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen. Wij reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; dat laten wij je dan binnen de eerste maand weten. Aan de behandeling van je verzoek zijn geen kosten verbonden.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens of je verzoek omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13.Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief als wij een lopende relatie met je hebben.

14.Contact